LGPD na prática: confira os 12 passos para você adequar sua empresa

A Lei Geral de Proteção de Dados é um passo importante para que as empresas cuidem melhor dessas informações e, consequentemente, os consumidores se sintam mais seguros. Mas como é possível aplicar as práticas da LGPD no dia a dia da companhia? A boa notícia é que existem muitas formas de se fazer isso, mas também, requer muito trabalho e dedicação de toda a empresa.

Para esclarecer essas dúvidas, vamos falar sobre os seguintes tópicos ao longo deste artigo:

O que é a LGPD?
Por que ela é tão importante?
Quais os 12 passos para colocar o LGPD em prática na sua empresa?

Quer saber como colocar a LGPD em prática? É só seguir a leitura deste artigo para descobrir!

O que é a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi criada com a proposta de garantir mais segurança aos usuários e às organizações em relação ao processo de coleta, armazenamento e uso de dados pessoais. A legislação é destinada à proteção dos dados de pessoas físicas. Até então, não existia nenhuma lei específica sobre o assunto.

Ou seja, os usuários não sabiam exatamente o que estavam compartilhando, nem as empresas como poderiam usar aquelas informações para, por exemplo, oferecer uma experiência melhor ao seu cliente. Com o maior uso de recursos digitais, foi preciso criar uma legislação específica para o tema.

Seja para o uso pessoal, seja para profissional, milhares de dados são gerados por uma única pessoa diariamente, mas para onde eles vão e como podem ser usados? Imagine realizar uma compra em um e-commerce e, tempos depois, descobrir que o seu cartão foi clonado?

Uma falha no processo de armazenamento pode ser a causa desse vazamento, o que gera uma série de impactos negativos na sua vida. Ao mesmo tempo, uma empresa pode perder documentos sigilosos e, assim, prejudicar os seus negócios. Sua credibilidade é diretamente abalada, já que a mensagem transmitida é a de que a companhia não consegue administrar aqueles dados e informações.

Com a LGPD, pessoas e empresas podem ficar mais tranquilas quanto à privacidade dos seus dados pessoais. A lei estabelece processos, padrões e regras que devem ser seguidos para a criação de um ambiente digital mais seguro, especialmente, sobre processos de:

* coleta e armazenamento de dados;
* gestão das informações coletadas;
* implementação de práticas de segurança;
* atualizações regulares das estratégias e processos internos.

O objetivo é reduzir as falhas em potencial e garantir que a troca de informações se torne ainda mais segura, evitando a exposição dos dados que transitam no cenário online. A mudança mais significativa da nova legislação é em relação ao armazenamento de dados, o que deve ser autorizado de forma prévia pelos usuários, resultando em multas para quem não seguir as regras.

Por que ela é tão importante?
Por que é tão importante se adequar à LGPD? Para começar, seguir as regras e práticas da nova legislação indica o comprometimento da empresa com a transparência. Além disso, existe uma série de penalidades e multas para as organizações que não se adequarem aos novos pontos inseridos na lei.

O risco maior, porém, não está em possíveis valores ou multas, mas na vulnerabilidade e, consequentemente, na perda de credibilidade. A partir do momento em que um cliente ou fornecedor passa os seus dados e informações mais sigilosos, ele está confiando que a sua empresa vai protegê-los. Quando uma falha ou vazamento acontece, isso tem um grande impacto na relação de confiança entre as duas partes.

Não à toa, empreendimentos dos mais diferentes segmentos têm agilizado o processo de adaptação à LGPD para não perder tempo com práticas nada eficientes e que podem expor a própria empresa, seus clientes e parceiros. Em tempos de ampla concorrência, fortalecer a reputação do seu negócio é essencial para ter um bom desempenho a longo prazo.

A adequação à LGPD também tem um impacto na própria companhia. Com conceitos como data-driven sendo cada vez mais importantes, é essencial adotar as melhores práticas que otimizem a utilização dessas informações. Afinal, alguns pontos da legislação se referem aos processos internos e à forma como a gestão dos dados é feita dentro da empresa.

Quais os 12 passos para colocar o LGPD em prática na sua empresa?
Preparado para começar a mudança na sua organização? Então, confira algumas práticas que precisam ser implementadas na sua empresa!

1. Revise todas as políticas de segurança da informação
O primeiro passo para aplicar conceitos da LGPD é a revisão de todas as políticas de segurança de informação da companhia. É a partir de uma análise mais aprofundada do que foi realizado que se torna possível identificar os erros e estabelecer novos padrões de proteção.

Também é importante garantir que toda a companhia esteja envolvida nesse processo. Ou seja, as políticas de segurança precisam ser revisadas e todos os profissionais devem ser informados sobre as novas regras e práticas que devem ser adotadas.

2. Conscientize a empresa sobre a LGPD
Com a empresa engajada nessa proposta, fica mais fácil apresentar e conscientizar todos os colaboradores sobre a importância da LGPD. Mas não se trata de uma explicação simples ou conceitual sobre o que é a legislação. É fundamental que eles entendam como a mudança impacta o dia a dia de trabalho, as práticas que devem ser adotadas e aquelas que precisam ser evitadas.

Afinal, trata-se de uma mudança cultural, e é necessário que toda a organização esteja na mesma página. Por mais que os líderes e gestores saibam e coloquem a LGPD na prática, os resultados só vão ser efetivos com uma transformação geral. O processo começa por cima, mas é necessário que todos tenham a consciência de como é uma questão necessária para o sucesso da companhia.

3. Aposte em uma cultura de Governança e Conformidade
Mais importante do que qualquer outra etapa é a criação de uma cultura que valorize a Governança e a Conformidade. De nada vai adiantar adotar algumas práticas se a empresa como um todo não estiver disposta a se adaptar e a entender a importância da LGPD. Essa é uma mudança que precisa começar nos cargos mais altos da hierarquia.

A partir do comportamento dos líderes da organização, torna-se mais fácil estimular todos os profissionais a adotarem práticas que contribuam para a maior transparência e sigam todas as regras estipuladas pela LGPD. Quando essa cultura é implementada, a tendência é que a adaptação seja ainda mais fácil e os resultados, mais significativos e duradouros.

4. Defina um comitê de implementação
Além de estabelecer políticas claras de Governança e Conformidade, é preciso delegar profissionais responsáveis por cuidar da segurança de todos os dados armazenados pela sua empresa. É importante destacar o papel do Data Protection Officer (DPO), um especialista responsável por estabelecer e gerenciar tudo o que se refere à LGPD.

O DPO precisa conhecer a legislação a fundo e garantir que todas as regras sejam colocadas em prática pela companhia. Ele vai ser o responsável por gerenciar toda a organização em torno de uma maior transparência, assegurando que os dados e informações estejam sempre protegidos.

5. Conheça o fluxo de informações da empresa
Para que a colocar a LGPD em prática, também é preciso ter uma visão mais clara sobre o fluxo de informações da empresa. A ideia é entender exatamente como os processos funcionam. Quando um dado é coletado, onde fica armazenado? Quais são os padrões de segurança? Quem tem acesso? O que está sendo feito de forma certa e o que precisa melhorar?

A partir dessa definição, fica mais fácil encontrar os erros e as correções que precisam ser feitas em cada etapa da jornada, não deixando que nenhuma falha passe despercebida.

6. Tenha clareza sobre o tempo de uso dos dados
Uma das questões mais importantes da LGPD é em relação ao tempo que as informações coletadas por uma empresa podem ser utilizadas. Portanto, ao pedir pelo consentimento do usuário sobre os seus dados, a transparência é fundamental. É preciso explicar por quanto tempo aquelas informações vão ficar armazenadas e assegurar a exclusão das mesmas após o tempo estipulado.

7. Reveja os documentos e cláusulas contratuais
Já pensou se um dos seus principais fornecedores não estiver adequado à LGPD? Isso significa que as ações dele se tornam responsabilidade da sua empresa, o que pode acarretar uma série de problemas. Para se manter em conformidade com a lei, portanto, é fundamental rever todos os contratos e garantir que os parceiros também estejam seguindo a legislação.

O ideal é fazer uma revisão sobre todos os documentos e cláusulas contratuais em vigor que envolvam as operações do seu negócio. Apesar de trabalhosa, essa é uma tarefa essencial para evitar problemas futuros por conta de uma assinatura passada.

8. Organize os documentos sobre proteção de dados
A organização dos documentos e informações também precisa ser realizada de acordo com as orientações da LGPD. Isso garante que nenhum entrave surja de maneira inesperada para a sua empresa.

9. Crie um canal de comunicação com os usuários
A transparência, muito presente quando se fala em LGPD, também deve ser colocada em prática externamente. Ou seja, os gestores devem criar um canal para que os usuários possam se comunicar com a empresa de forma simples e prática.

Seja para tirar dúvidas pontuais, seja para fazer um pedido de exclusão dos seus dados, essa comunicação pode ser muito benéfica para a companhia.

10. Tome as medidas cabíveis quando houver vazamento
Com um comitê definido e a LGPD implementada, as chances de que algum problema aconteça são muito menores. Isso não significa que elas não existam.

Por isso, é necessário ter uma equipe sempre preparada para atuar de forma eficaz em caso de situações mais graves, como vazamento de dados. Desde a comunicação e o contato aos usuários prejudicados até as ações técnicas para minimizar os impactos.

11. Invista no treinamento da equipe
Para que o LGPD funcione na prática, os profissionais precisam estar em constante aperfeiçoamento. Por isso, cabe aos líderes e gestores investirem em ações de treinamento das suas equipes para que a legislação seja cumprida. Por mais que o conceito tenha sido explicado no início do projeto, existem mudanças e orientações que precisam ser reforçadas de tempos em tempos.

12. Mantenha a empresa atualizada
Apesar de a LGPD ser um marco em relação à regulamentação de práticas e regras nos ambientes digital e físico, isso não significa que ela não passe por alterações em um futuro não tão distante. Com tantas mudanças no mercado e na sociedade em geral, é possível que a legislação também precise de atualizações futuras, e a sua empresa precisa se preparar.

Uma nova tendência, uma falha global, uma pandemia, enfim, as alterações podem surgir por conta dos mais variados motivos. O mais importante é garantir que o seu negócio esteja atento às possíveis mudanças e preparado para se adaptar e realizar os ajustes necessários. Afinal, adequar-se à LGPD é um trabalho que precisa sempre ser monitorado.

Colocar a LGPD em prática é muito importante para a realidade de qualquer empresa. Tanto para aprimorar ações de Marketing Digital quanto para que os processos e a experiência oferecida aos seus clientes sejam cada vez melhores. Em um momento em que a fidelização é essencial para as organizações, fazer com que o seu público confie na sua companhia é um diferencial competitivo.

Mas quando se fala em gestão de informações dentro de uma organização, a LGPD é apenas uma parte das mudanças que precisam ser realizadas. Por isso, é importante que você se aprofunde em outras questões, também. O que acha de conhecer a diferença entre dados primários e dados secundários de marketing nas empresas?

Author: Cayo Woebcken